6. Bedrijfsvoering

AlgemeeN

Bedrijfsvoering schept voorwaarden en biedt ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Dit gebeurt op diverse vakgebieden, zoals financiën, ICT, communicatie, personeel en organisatie, juridische zaken en facilitair. Hierdoor zijn we in staat om het goede werk voor de stad te kunnen doen. Om de organisatie te bieden wat nodig is, schakelen we continu tussen maatwerk en standaardisatie. Vanuit de Rijksoverheid wordt voor de bedrijfsvoering nadruk gelegd op standaardisatie. Daar sluiten we waar het kan op aan. Om in te spelen op specifieke situaties en goede dienstverlening te kunnen leveren, is echter vaak maatwerk nodig. Hiervoor is onze bedrijfsvoering in verbinding en werken we nauw samen met onze collega’s in het Maatschappelijk en Ruimtelijk Domein. Dit doen we om samen het beste resultaat te behalen voor de stad.

Organisatieontwikkeling

In onze manier van werken staat de stad centraal. Als organisatie zoeken we steeds naar een goede balans tussen een efficiënte en een systematische manier van werken en een effectieve gemeente, waarbij de leefbaarheid van stad centraal staat. De medewerkers geven handen en voeten aan de beslissingen van de politiek. Om dat zo goed en efficiënt mogelijk te doen, organiseren wij ons dicht bij de stad. In de uitvoering van ons werk zoeken we steeds naar de meest passende manier van werken. Soms direct met de stad, soms indirect. Een grote groep medewerkers staat in hun werk direct in verbinding met inwoners en ondernemers in de stad. Zij zien hierdoor de diversiteit aan problemen waar sommige inwoners mee worstelen. Zij worden uitgedaagd om zich in hun problematiek te verplaatsen en hun deskundigheid in te zetten om het wonen en leven in Purmerend beter te maken.

Coronapandemie

2020 was een bijzonder jaar doordat de hele samenleving hard werd geraakt door de coronapandemie. De medewerkers stonden klaar voor bedrijven en inwoners. Deze hulp bestond uit het blijven leveren van de producten en diensten, financieel meedenken met getroffen inwoners en bedrijven, maar ook het bieden van een luisterend oor in vaak emotionele gesprekken. Daarnaast hebben de medewerkers alles in het werk gezet om de stad veilig en schoon te houden. Dit is gebeurd met maatregelen om virusveilig te kunnen werken. De medewerkers zijn zelf ook getroffen door de pandemie en de maatregelen. Desondanks is het werk voor de stad doorgegaan en is in diverse teams veel extra werk verzet.

Om de medewerkers te faciliteren bij het thuiswerken hebben we ergonomisch goede kantoormiddelen aangeschaft. De Arbocoördinator is te allen tijde beschikbaar om medewerkers (online) te helpen bij het juist inrichten van de thuiswerkplek. Ook zijn sneltesten beschikbaar voor medewerkers en zijn maatregelen getroffen om de werkplekken van de medewerkers die niet thuis konden werken veilig te maken.

In 2020 hebben we ook ingezet op nieuwe ontwikkelingen en actuele thema’s. Zo is de nieuwe reiskostenregeling ingevoerd op basis van de mobiliteitsvisie (en het daaruit ontwikkelde Verkeersplan Purmerend 2040) voor de stad. Deze regeling moest meteen weer anders worden uitgevoerd vanwege de gewijzigde fiscale regelgeving door de pandemie. Daarnaast hebben de voorbereidingen voor de bestuurlijke fusie met de gemeente Beemster het afgelopen jaar veel aandacht gevraagd. Er is een projectorganisatie opgezet om de werkzaamheden te coördineren en te waarborgen dat die tijdig zijn afgerond.

Om ons nog beter te profileren op de arbeidsmarkt is in 2020 de “Werken Bij” vacaturesite voor onze organisatie ontwikkeld. Begin 2021 gaat de website live. Dat dit belangrijk is, blijkt wel uit de cijfers over in-, door- en uitstroom van medewerkers. In 2020 zijn meer dan 100 functies vervuld.

Duurzame inzetbaarheid is een belangrijk thema en daar hebben we veel inzet voor gedaan. Het is niet alleen een onderwerp voor de medewerkers in de leeftijdscategorie van 60 jaar en ouder. Belangrijk is dat medewerkers zich in iedere levensfase bewust zijn van het feit dat ze op een gegeven moment in de situatie kunnen komen, waarbij (bijvoorbeeld fysiek) zware werkzaamheden niet meer (volledig) haalbaar zijn. Leidinggevenden zijn hierover in gesprek met hun medewerkers. Een medewerker voert zelf regie op zijn of haar loopbaan en de leidinggevende faciliteert. Dit onderwerp is prominent aan de orde gekomen in het Ruimtelijk Domein. Hier zijn de eerste stappen gezet in de ontwikkeling van nieuwe mogelijkheden voor medewerkers met fysiek zware functies. Waar nodig en waar het was te realiseren, hebben medewerkers andere, minder fysiek zware werkzaamheden gedaan. Afgelopen jaar hebben we ingezet op een samenwerking met Werkom, zodat zij medewerkers die vanwege fysieke beperkingen niet meer in staat zijn om hun huidige werkzaamheden uit te voeren, kunnen inzetten. Onze insteek is om deze samenwerking in 2021 te bestendigen voor de toekomst.

Informatisering en automatisering

De inzet van ICT speelt een cruciale rol in de uitvoering van onze taken en het functioneren van de stad. Nieuwe (maatschappelijke) opgaven in de stad en onze organisatie zijn tegenwoordig steevast nauw verbonden met vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. We zien dat de organisatie steeds ‘ICT-intensiever’ wordt. Dit is overigens niet uniek voor onze gemeente, maar sluit aan bij een algemene maatschappelijke trend. Het belang van ICT als strategisch bedrijfsmiddel voor gemeenten neemt toe.

We hebben 2020 benut om een aantal belangrijke vervangingen te doen voor de ICT basis-infrastructuur. Hiermee kunnen we die de komende jaren stabiel houden en hebben we kwetsbaarheden en extra kosten voorkomen. Ook borgen we de continuïteit van de digitale werkomgeving: we dragen zorg voor een stabiel en veilig digitaal netwerk, goed functionerende generieke ICT-voorzieningen (hardware en software) en een hoog niveau van gebruikersondersteuning. Verder hebben we andere reguliere werkzaamheden uitgevoerd, zoals het beheer van het ICT-projectenportfolio en het bijdragen aan en uitvoeren van gemeentelijke programma’s en projecten. Deze werkzaamheden voeren we uit in lijn met de doelstellingen van de organisatie. Ook hebben we op vlak van informatievoorziening veel voorbereidend werk verricht voor de invoering van de Omgevingswet. Tot slot hebben we in 2020 de voorbereidingen opgestart voor de harmonisatie van het IT- en applicatielandschap in de kader van de bestuurlijke fusie met de gemeente Beemster.

Naast de reguliere werkzaamheden hebben we ingezet op een aantal actuele thema’s, zoals datageïnspireerd werken, zaakgericht werken en voorzieningen voor het thuiswerken. Vanwege de coronapandemie kreeg dit laatste onderwerp logischerwijs prioriteit. Voor de digitale werkplek is in de zomer van 2020 een nieuwe oplossing geïntroduceerd voor videogesprekken en medewerkers kunnen naar behoefte een beroep doen op voorzieningen voor het thuiswerken. Hiermee geven we een impuls aan tijd- en plaatsonafhankelijk werken voor medewerkers onderling, maar juist ook met inwoners en (keten)partners. Borging van informatiebeveiliging en privacy is hierbij een randvoorwaarde.

De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen en uitdagingen voor de stad en organisatie. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren, transparantie en vertrouwen te vergroten en maatschappelijke uitdagingen op te pakken. Daarbij vragen inwoners en ondernemers om het vormgeven en borgen van goede randvoorwaarden voor de omgang met de groeiende hoeveelheid data en digitale voorzieningen in de ‘slimme stad’. Samen komen we tot efficiënte en effectieve digitale oplossingen, met voldoende aandacht voor publieke waarden als veiligheid, toegankelijkheid, privacy en gelijke behandeling.

Betalingsgedrag

Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemeente hanteert als norm dat er binnen 30 dagen wordt betaald. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt momenteel 25 dagen. In individuele gevallen is er sprake van een overschrijding van de norm. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen.

Vacatureruimte en kosten inhuur derden

De beschikbare vacatureruimte met daaraan toegevoegd het in de begroting opgenomen inhuurbudget dient als dekking voor de kosten van inhuur van personeel. De kosten van inhuur bedragen in 2020 ruim € 8,9 miljoen. Ter vergelijking, in 2019 is een bedrag van € 9,7 miljoen aan inhuurkosten verantwoord.

rechtmatigheid

Begrotingsonrechtmatigheden binnen de exploitatie 

Op programmaniveau zijn alle begrotingsoverschrijdingen op de lasten onrechtmatig. Dit moet op programmaniveau worden toegelicht (artikel 189, lid 3 van de Gemeentewet). Bij het uitvoeren van de begroting worden lasten op een programma, voor zover deze hoger zijn dan de vastgestelde actuele begroting, aangemerkt als zogenaamde begrotingsonrecht-matigheid. Dit betekent dat er geen besluiten tot wijziging van de begroting meer tot stand zijn gekomen na afloop van het begrotingsjaar 2020. Voor de overschrijding geldt dat we moeten toelichten wat de oorzaken zijn en toelichten, voor zover dat kan, dat er samenhang is met andere onderschrijdingen of hogere baten. De programma’s die zijn overschreden staan hieronder in een tabel. Vanwege de samenhang met het rekeningresultaat (lees de onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) staat ook voor welk bedrag (eventueel) we de overschrijding compenseren met een mutatie op specifieke reserves.

Toelichting

Voor vier programma’s is een overschrijding onstaan van € 3.043.051 op de lasten. Op geen van de programma’s is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Op programma 2 komt de overschrijding door de (open einde) TOZO-regeling die volledig vergoed wordt door het Rijk. Op programma 4 is een beperkte overschrijding van € 76.000 op de lasten van de afvalstoffenheffing die wordt gedekt uit de voorziening. Op programma 10 is de overschrijding het gevolg van late afrekeningen over 2018 en 2019 van de Samenwerkingsagenda MRA-ZaWa. Deze wordt gedekt door de bestemmingsreserve die de raad voor dit doel heeft ingesteld. Op het programma overhead is een overschrijding op de lasten, maar deze wordt gedekt door extra doorbelastingen aan projecten waardoor er per saldo geen overschrijding is.

Begrotingsonrechtmatigheden op investeringen

Ook voor de investeringen geldt dat uitgaven boven het bedrag waarvoor krediet is verleend, we aanmerken als onrechtmatig. Overschrijdingen moeten vooraf worden gemeld aan de gemeenteraad. Voor de investeringskredieten 2020 geldt dat overschrijdingen (groter dan 3% en/of groter dan € 100.000) zijn benoemd en toegelicht per programma in de financiële toelichting (in het jaarverslag). Hiervan is geen sprake geweest in 2020.

Begrotingsonrechtmatigheid op aanbestedingen

Er zijn tevens een aantal onrechtmatigheden ten aanzien van de aanbestedingen geconstateerd. De gemeente heeft in 2020 hard gewerkt aan het herstellen en voorkomen van aanbestedingsonrechtmatigheden. De belangrijkste herstelactie is dat vanaf november 2020 een dynamisch aankoopsysteem voor inhuur actief is waarmee de onrechtmatigheid van inhuur met ingang van 2021 kan worden voorkomen.